Les enseignements et horaires
La formation permet à l’Office Manager d’appréhender les spécificités culturelles, langagières, organisationnelles et managériales des contextes professionnels, y compris européens et/ou internationaux.
Les matières principales étudiées durant la formation :
- les matières professionnelles [3 blocs],
- la culture économique, juridique et managériale,
- les langues étrangères et culture générale et expression, permettent d’acquérir les compétences professionnelles, comportementales, relationnelles, nécessaires à un(e) véritable Office Manager qualifié(e).
Les activités professionnelles
A travers ses activités, l’Office Manager soutient et contribue à l’efficacité du responsable, du cadre ou de l’équipe. Elle/il accompagne son ou ses supérieur(s) hiérarchique(s), prépare, facilite et suit son travail.
L’activité de l’Office Manager est essentiellement de nature relationnelle, organisationnelle, administrative… Elle peut être caractérisée par des activités d’optimisation des processus administratifs, de la gestion de projet et par de la collaboration à la gestion des Ressources Humaines. Celles-ci constituent le cœur du métier de l’office manager et se répartissent en 3 domaines :
Domaine d’activité 1
OPTIMISATION DES PROCESSUS ADMINISTRATIFS
L’Office Manager intervient dans le processus en tant que gestionnaire, réalisant en autonomie les missions opérationnelles qui accompagnent les décisions prises par l’encadrement.
Domaine d’activité 1
OPTIMISATION DES PROCESSUS
4 activités principales sur les 2 ans
- Support opérationnel aux membres de l’entreprise (organisation du poste du travail, gestion de la relation avec les clients ou les usagers internes et externes, coordination des activités des membres de l’entreprise, assistance à l’utilisation des équipements et des solutions numériques).
- Gestion des dossiers en responsabilité (prise en charge d’un dossier, animation d’espaces collaboratifs et de médias sociaux, gestion des documents de l’entreprise).
- Amélioration continue des processus (identification, formalisation et caractérisation des processus, identification d’un problème ou d’un besoin et établissement d’un diagnostic, proposition de solutions, formalisation et diffusion des procédures, contribution à la qualité et à la sécurité du système d’information.
- Gestion des ressources de l’entreprise (suivi du budget de fonctionnement de l’entité, préparation et participation à la négociation, gestion des approvisionnements de matériels et de leur recyclage.
Domaine d’activité 2
GESTION DE PROJET
L’Office Manager participe aux différentes étapes du projet dans des fonctions d’interface, de coordination et d’organisation. Elle/Il mène un travail de veille lié au projet tant pour suivre l’actualité règlementaire, juridique, économique, fiscale que pour s’informer sur son environnement.
Domaine d’activité 2
GESTION DE PROJET
4 activités principales sur les 2 ans
- Préparation du projet (participation à la définition des modalités de pilotage et des indicateurs de suivi, identification des différents acteurs et de leur rôle, planification du projet, préparation du projet, préparation du budget prévisionnel, préparation de l’environnement de travail du projet).
- Mise en œuvre d’une veille informationnelle liée au projet (identification de besoins de veille informationnelle, automatisation de la veille, diffusion du contenu de la veille).
- Conduite du projet (coordination des activités de l’équipe projet, gestion de l’information du groupe projet, suivi du projet et gestion des contraintes).
- Clôture du projet (évaluation des résultats, établissement du bilan de projet, participation à la conduite du changement et au retour d’expérience).
Domaine d’activité 3
COLLABORATION À LA GESTION DES RESSOURCES HUMAINES
L’Office Manager participe aux actions de gestion des Ressources Humaines concernant le recrutement, la formation, la gestion du contrat de travail, la carrière du personnel, qualité de vie au travail (QVT), les opérations règlementaires. Elle/Il favorise les échanges entre les collaborateurs et la hiérarchie et aussi avec les partenaires internes et externes.
Domaine d’activité 3
COLLABORATION À LA GESTION DES RESSOURCES HUMAINES
4 activités principales sur les 2 ans
- Accompagnement du parcours professionnel (valorisation de la marque employeur, contribution aux modes et processus de recrutement à l’ère du digital, participation à l’intégration des nouveaux personnels, accompagnement aux mobilités professionnelle et géographique, appui aux évolutions administratives du contrat de travail).
- Contribution à l’amélioration de la vie au travail (participation à l’analyse des conditions de travail et à la prévention des situations à risques, contribution à l’aménagement des postes et organisation des espaces de travail, accompagnement des actions liées à l’égalité, la diversité et au vivre ensemble au travail).
- Collaboration aux relations sociales (organisation des réunions périodiques avec les représentants du personnel, accompagnement des élections professionnelles, préparation et suivi de la négociation sociale, contribution à la communication dans un contexte de conflit social).
- Participation à la performance sociale (suivi et analyse des indicateurs sociaux, gestion des temps de travail individuels et collectifs, préparation à la démarche d’appréciation des compétences, contribution à l’élaboration et au déploiement du plan de formation professionnelle continue).
Les stages en entreprises en France ou à l’étranger
Objectif double : Développer des compétences professionnelles en situation réelle de travail et améliorer la connaissance du milieu professionnel et de l’emploi.
En pratique
- 14 semaines minimum réparties sur les 2 années dont une période effectuée dans un pays étranger ou dans un service à vocation internationale impliquant l’utilisation d’une langue étrangère.
- Pour les stages à l’étranger, les étudiants peuvent bénéficier d’un financement (Bourses : Erasmus+ ou de la Région Bretagne).
À noter
Le contenu du stage est mis en œuvre dans le cadre du référentiel du BTS concerné :
- Obligation des épreuves en CCF (Contrôle en Cours de Formation) et des épreuves en ponctuel (oraux).
- Obligation de langues vivantes.
- Réalisation de stages dans tous les secteurs d’activités / choix orientations étudiants.
